Czas

Plan_1Czas, jako temat wpisów na stoickim blogu będzie powracał często. Tak też jest i teraz…
Jestem pod wrażeniem dnia, w trakcie którego spędziłem właściwie sześć i pół godziny na czekaniu… Był to mój autonomiczny wybór, wiedziałem co mnie czeka, wiedziałem, że w ciągu tych godzin będzie działo się wiele, ale te działania nie będą dotyczyły bezpośrednio mnie – ja czekałem i czekałem. Przyznam się, że nie zachowywałem się wtedy jak prawdziwy stoik. Wstyd mi za niecierpliwość, rozdrażnienie i nietolerancję. Ponieważ nie byłem podmiotem tego czekania, mogłem zimnym spojrzeniem przyglądać się organizacji pracy w miejscu, gdzie czekałem… Przyznać muszę, że tylko półtorej godziny z tych sześciu i pół było naprawdę intensywnie obłożone czynnościami. Reszta to… oczywiście czekanie. A czekanie to nic innego jak niekontrolowany upływ naszego czasu. Czekanie jest zawsze na coś lub kogoś – a to jest od nas niezależne.
Starożytni filozofowie przekonują nas, że czas jest naszą największą wartością. W „Listach moralnych do Lucyliusza” Seneka pisze: „Tak właśnie postępuj, mój Lucyliuszu: wyzwalaj siebie dla siebie, a czas, który – jak dotąd – był ci albo rabowany, albo kradziony, albo sam uchodził niepostrzeżenie, gromadź i szczędź. Wierzaj, że tak się to przedstawia, jak tu piszę: pewne chwile są nam odbierane jawnie, inne odejmowane po kryjomu, a jeszcze inne wymykają się nam same”. I jeszcze jeden cytat z tego samego źródła: „A tak wielki jest nierozsądek śmiertelników, iż otrzymawszy nieraz coś całkiem drobnego i błahego, a w każdym razie dającego się odpłacić, uważają, że coś się od nich należy; nikt zaś, kto zabrał nam czas, nie poczuwa się do żadnego długu, gdy tymczasem jest to jedyna rzecz, którą nie może odwzajemnić się nawet ktoś wdzięczny.”
A jak to jest we współczesnym świecie? Nadal tak samo!!! „Złodzieje” naszego czasu jawnie lub przez nieudolność zabierają nieodwracalnie nam czas:
1. w kolejkach do lekarza lub gabinetu zabiegowego,
2. w kolejkach do okienka kasowego w banku,
3. na niekończących się smętnych kazaniach pseudo kaznodziei,
4. w urzędach,
5. w korkach ulicznych,
6. w oczekiwaniu na następny tramwaj,
7. w swoich gabinetach na spóźnialskich pseudo biznesmenów,
8. na rozpoczęcie koncertu gwiazdy estrady, która za nic ma widownię,
9. itd, itp. można mnożyć przykłady…
Nasz czas, nasze największe dobro, przez brak szacunku ze strony drugiego człowieka, jego niewiedzy, nieudolności, nieumiejętności, niefrasobliwości, jest marnowany bezpowrotnie…
Trzeba pilnie i konsekwentnie unikać sytuacji, w których „złodzieje” kradną nasz czas, a jeśli się nie da, to trzeba wypełnić ten zabierany chociażby pożytecznym zgłębianiem swojej wiedzy lub ćwiczeniami stoickimi.
A najgorsze i najmniej zrozumiałe jest tracenie czasu z powodu własnego niedbalstwa. Ale o tym innym razem…

Ikigai

 Plan1We wpisie pt. „Sterowanie czy dryfowania” zwróciłem uwagę na znaczenie, jakie odgrywa planowanie, inaczej: wyznaczanie celów głównych. Brzmi to bardzo poważnie, ale tak naprawdę jest to niezbędnik każdego człowieka, który chce być „sternikiem” i nie tracić czasu na dryfowanie. Niejednokrotnie spotykałem się z zarzutami, że definiowanie celów głównych dotyczy tylko tych, którzy są „wielcy” lub chcą tworzyć  rzeczy „wielkie” (np. prezydenci, premierzy, bogaci biznesmeni, znani artyści, itp). Cel główny nie musi przecież dotyczyć całej populacji ludzkiej, czy masowych klientów masowych dóbr. Cel główny musi przede wszystkim dotyczyć tego, kto go definiuje i potem realizuje. Jeśli ktoś nie ma cech biznesmena, to celem jego nie może być zbudowanie potężnej fabryki. Mało tego, nie każdy farmaceuta zbuduje sieć aptek. Większość z nich będzie po prostu tam pracować. Dlatego należy zdefiniować cel główny przystający do swojego charakteru, wykształcenia i innych cech, niejednokrotnie niestety tłumionych, duszonych w głębi własnego umysłu. Cel główny musi być ambitny, lecz osiągalny. Oto przykłady:
„Moim celem głównym jest założenie rodziny, spłodzenie syna, zapewnienie mojej rodzinie dostatniego życia poprzez poświęcenie jej czasu w maksymalnym wymiarze oraz wykonując pracę zarobkową jako urzędnik państwowy lub pracownik najemny w zawodzie archiwista”.
„Moim celem głównym jest zdobycie Korony Świata”.
„Moim celem głównym jest zdobycie zawodu policjanta, założenie rodziny, zbudowanie domu i realizacja wędkarskiej pasji”.
Cel główny, jako teks wydrukowany lub w wersji elektronicznej, musi być zawsze w miejscu łatwo dostępnym. Nie można go wydrukować i schować głęboko do szuflady! Trzeba być z nim cały czas, przyswajać go poprzez codzienne czytanie lub powtarzanie z pamięci. Musi się zagnieździć w umyśle na stałe, aby potem podświadomie pomagać w  podejmowaniu pojedynczych decyzji, które są zbieżne z celem głównym.
Swój cel główny zdefiniowałem w wielu 39 lat. Mam go stale pod ręką, napisany długopisem na kartce papieru, włożony pomiędzy strony ważnej dla mnie książki, którą kupiłem w toruńskim Empiku razem z płytą grupy King Crimson… Dziś czuję satysfakcję, ponieważ prawie wszystkie jego elementy składowe udało się zrealizować (niektóre troszkę za późno…). Zapewne przyszedł czas na jego modyfikację i rozszerzenie, bo żyć bez zdefiniowanego celu….? Przecież to niemożliwe!
A teraz słów kilka o tytule niniejszego wpisu. Cel główny oraz jego szczegółowe, najdrobniejsze elementy są motorem, motywacją, powodem, aby budzić się z radością każdego ranka. Przeczytałem gdzieś, że Japończycy taką codzienną chęć do życia nazywają „ikigai”, a ludzie hiszpańskojęzyczni, zamieszkujący Kostarykę – „plan de vida”.
Czy masz, Miły Gościu Strefy Stojaqa, zdefiniowany główny cel? Jeśli nie, to zrób wszystko, aby go zdefiniować i rozpocząć  realizację. Na to nigdy nie jest za późno. Czy stosujesz plan de vida? Jeśli nie, zacznij od teraz…!

Sterowanie czy dryfowanie?

OM-D E-M1, 24 mm, f/2.8, 1/100 s, ISO 1000

 Było już postscriptum do „The Endless River”, ale wrócę choć na chwilę do niej. Otóż wpatruję się w okładkę tej płyty i wnioskuję, że mężczyzna płynie łodzią w konkretnym kierunku. To nie jest bezcelowe dryfowanie, to konsekwentne zmierzanie do celu. Ale co to ma wspólnego z tematyką Przydzielonego Interwału Czasowego…? Rozstaliśmy się (na jakiś czas) z systemem GTD, opisanym skrupulatnie przez Davida Allena. Pr-In-Cz to nie tylko systemowe zarządzanie zadaniami i własną efektywnością. To również sztuka unikania jego marnotrawstwa. We wcześniejszym wpisie przytoczyłem kilka spektakularnych przykładów „przelewania się czasu między palcami”. Nie ma co głębiej analizować typowych przykładów, takich jak: „przyjaciel telewizor”. Są przecież bardziej wyrafinowane sposoby na marnotrawstwo Pr-In-Cz, a w szczególności ten niezauważalny, mało natarczywy, prawie niewidzialny i pewnym sensie bardzo przyjemny… Ja nazywam go „dryfowaniem na życiowej łodzi”. Z czego wynika jego siła i moc rażenia? Głównie z nastawienia do własnego życia i otaczającej rzeczywistości. W wielu umysłach tkwi porażka i negatywna postawa prawie do wszystkiego i prawie do wszystkich. Czy pozytywnie postrzeganie świata i własnego życia może coś zmienić? Czy ważne jest planowanie, wyznaczanie strategicznych celów? Skąd potem brać siłę i determinacja,  aby je realizować? Spróbuję te zagadnienia głębiej przeanalizować w kolejnych wpisach w Strefie Stojaqa.

Człowiek jest już w połowie pokonany, gdy zacznie się nad sobą użalać  albo wymyślać wymówki, którym usprawiedliwi swoje defekty.

Czy GTD to pułapka?

Plan_1   Z książką „Getting Things Done – Czyli Sztuka Bezstresowej Efektywności” D. Allena zetknąłem się dopiero kilka lat temu. A jaki z tego wniosek? Większość życia radziłem sobie bez opisanych w niej zasad… Czy w pełni przestrzegam tego, o czym Allen napisał? Oczywiście – nie! I nawet mnie to nie deprymuje. Wszelkie poradniki w tematyce zarządzania czasem to nie przepis na ciasto, czy instrukcja obsługi pralki. Zawsze powinniśmy uwzględnić nasz własny potencjał i odnieść się do naszego otoczenia zawodowego i prywatnego. Sukcesem będzie poprawa komfortu życia, będąca wynikiem niezaprzątania głowy tysiącami spraw w jednej chwili, satysfakcją z terminowo wykonanych zadań sobie postawionych, wygospodarowania czasu na realizację własnego hobby, czy też na odpoczynek, na relaks albo dla rodziny.

Wykonanie

 

OM-D E-M1, 24 mm, f/2.8, 1/100 s, ISO 1000

Doszliśmy do decydującego – piątego etapu metody GTD, czyli wykonania. Jest to etap, dla którego pozostałe odgrywają niejako służebną rolę. Bezsensem byłoby sprawy gromadzić, analizować, porządkować i przeglądać, bez ukoronowania naszego wysiłku. Wiele czynności istniejących samodzielnie, czy będących częścią projektu, mają z góry wyznaczony termin. Ale sporo czynności musimy wykonać w terminie przez nas ustalonym. I tu musimy skorzystać z naszej intuicji. Jak pisze D. Allen, przy dobrze funkcjonującym systemie wewnętrznym nadzieja, że nasze działania są słuszne, przerodzi się w zaufanie. Autor proponuje trzy modele dokonywania wyboru działań w oparciu o:

  1. Cztery kryteria: kontekst, dostępny czas, dostępna energia, priorytet.
  2. Trzyczęściową ocenę codziennej pracy: wykonanie wcześniej zaplanowanych działań, wykonanie pojawiających się działań na bieżąco, definiowanie własnych zadań.
  3. Sześciopoziomowy przeglądu własnej pracy, gdzie pierwszy poziom to spojrzenie z powierzchni „0” (czyli te najbardziej przyziemne działania), a poziom szósty to spojrzenie z największej „wysokości”, niejako filozoficznie, na swoje własne istnienie.

Moim ulubionym i przetestowanym modelem jest pierwszy z wymienionych. A w nim:

  • kontekst to kryterium dostępnych narzędzi, służących do wykonania działania (komputer pod ręką, dostępne materiały źródłowe),
  • dostępny czas to kryterium, z którym niejako borykamy się najczęściej,
  • Nieobce jest nam też kryterium dostępnej energii tak w odniesieniu do energii życiowej, jak i tej w sensie fizycznym.
  • Czwarte kryterium tej metody – priorytet – jest szerokim polem do popisu dla naszej intuicji.
    Mozolnie przebrnąłem przez pięcioetapowy proces zarządzania strumieniem zadań w czasie, psując zapewne dobre imię tak Autora, jak i samej książki Allena swoimi wpisami. Odłożę zatem na półkę (na jakiś czas) tę bardzo ciekawą książkę, zachęcając wszystkich do jej lektury.

Przegląd

OM-D E-M1, 24 mm, f/2.8, 1/100 s, ISO 1000

                            

Nasz system zarządzania czasem jest zapełniony wieloma otwartymi projektami i pojedynczymi zadaniami do wykonania. Przeprowadzona została analiza spraw i ich uporządkowanie. Jeśli nasz „notatnik” zostanie odłożony głęboko do szuflady, to nasze zadania nie zostaną nigdy wykonane. Trzeba zetem dokonać ich przeglądu i to jest już czwarta, podstawowa zasada metody GTD. Właściwie przeglądu spraw winniśmy dokonywać permanentnie. Zmusza nas do tego system powiadomień płynący ze smartfona przeróżnymi dźwiękami. Jeśli nasz kalendarz w formie książkowej jest naszym codziennym towarzyszem, to nie sposób tam nie sięgnąć i nie dokonać przeglądu najbliższych czynności do wykonania. Najważniejszym jest jednak tygodniowy przegląd, który pozwala na:

  • przeanalizowanie wszystkich otwartych spraw,
  • dokonanie gruntownego przeglądu swojego systemu GTD,
  • zaktualizowanie swoich list czynności do wykonania,
  • wyczyszczenie zaległości, uaktualnienie, wyjaśnienie i zakończenie czynności.

Zalecam, aby dniem tygodniowego przeglądu był piątek. Wiele aplikacji wspomagających procesy GTD posiada narzędzia do dokonywania przeglądu systemu (np. OmniFocus). Ważne jest jednak to, aby wszystkie czynności, sprawy do załatwienia, projekty były umieszczone w naszym systemie. Jeśli ich tam nie umieściliśmy, to istnieje ogromne ryzyko, że sprawa nie potoczy się po naszej myśli. Następny krok to „wykonanie” – ale o tym w następnym wpisie.

Porządkowanie spraw

OM-D E-M1, 24 mm, f/2.8, 1/100 s, ISO 1000

Sprawy, które nie wymagają od nas działania w czasie znalazły się zatem w koszu, w segregatorach (katalogach) spraw do odniesienia oraz spraw potencjalnie przydatnych w późniejszym czasie. Pozostały nam te, które wymagają czynności zaplanowanych w czasie. Jeśli jedna sprawa wymaga więcej niż jednej czynności, to należy zakwalifikować ją jako projekt. Część pojedynczych czynności może być przypisana do istniejących już projektów, lub występować samoistnie (np. „zadzwonić do kolegi z życzeniami imieninowymi”). Bardzo ważnym elementem porządkowania jest umieszczenia wszystkich czynności, projektów na osi czasowej, wykorzysując do tego terminarze w postaci drukowanej, kalendarze w komputerze lub (co polecam najbardziej) wewnątrz używanego przez siebie programu do zarządzania czasem (przykłady aplikacji podałem we wpisie z dnia 16 września 2014r.). Jeśli do kalendarza wpisuje się jakąś czynność, to musi być ona wykonana konkretnego dnia lub wcale. Przepisywanie terminów dopuszczalne jest tylko w przypadku spotkań. Dzięki wpisom do kalendarza powstają listy najbliższych działań. Można je również zakwalifikować do podkategorii, np.: „zadzwoń do”, „faktury”, „płatności” „wpisy na bloga”, „obróbka zdjęć” itp. Porządkowanie spraw powinno dać nam poczucie komfortu i pewność, że „Wszystko powinno być wykonane w sposób tak prosty, jak to możliwe, ale nie prościej” (cyt. Albert Einstein). Poczuliśmy zadowolenie z prawidłowo uporządkowanych spraw? Ok, teraz jeszcze trzeba pamiętać o systematycznie przeprowadzanym przeglądzie. Ale o tym w następnym wpisie…

Analiza spraw przychodzących

 

 

OM-D E-M1, 24 mm, f/2.8, 1/100 s, ISO 1000 Na skrzynki spraw przychodzących nie mamy wpływu. Sprawy będą napływały i to zazwyczaj w sposób od nas niezależny.   Jednakże trzeba poznać ich treść. Często się zdarza, że w naszych skrzynkach mailowych zbierają się dziesiątki lub setki wiadomości, o których nic nie wiemy, których treści nie znamy. Odbieramy pocztę od listonosza, wrzucamy do skrzynki spraw przychodzących – ale co w tej korespondencji jest? Ważny zatem etap – zdefiniujmy co to jest a następnie odpowiedzmy na pytanie: czy trzeba coś z tym zrobić? Jeśli odpowiedź brzmi NIE, to wyrzucamy natychmiast do kosza lub odkładamy do spraw, które może kiedyś będą potrzebne do wglądu, lub odkładamy do spraw, które mogą być do odniesienia, do innego kontekstu lub np. zawieszonego w czasie projektu. Kosz to oczywistość – występuje w wersji elektronicznej, jak i „analogowej” – stojąc przy biurku. Jeśli chodzi o sprawy na kiedyś lub do odniesienia, to mogą one być gromadzone w segregatorach, w odrębnym katalogu na dysku twardym lub w odpwiednio skonfigurowanej poczcie elektronicznej. Wróćmy do pytania: czy trzeba coś z tym zrobić? Jeśli odpowiedź brzmi TAK, to analizowaną sprawę trzeba przyporządkować do otwartych projektów lub otworzyć nowy projekt, następnie zdefiniować najbliższą czynność z tym związaną (np. zadzwonić do współpracownika, przygotować agendę spotkania, zapłacić za gaz, sprawdzić odrobione lekcje przez dziecko). Najlepiej jest przyporządkować w kalendarzu termin realizacji poszczególnych czynności. Są jednak takie czynności, które należy zrobić teraz, najwyżej w ciągu kolejnych pięciu minut. Nie należy ich odkładać, trzeba je wykonać właśnie w tym czasie! Są również takie czynności, które należy delegować innym, ponieważ nie leżą w naszych kompetencjach lub zostały wcześniej przydzielone innej osobie. Taka delegacja czynności winna się odbyć również w trybie natychmiastowym. Jak zatem można wywnioskować czynności delegowane i te na najbliższe pięć minut, to proste i oczywiste czynności. Ile spraw zaśmiecających naszą pamięć zostało z niego usunięte, znowu zrobiło się wolne miejsce w naszej pamięci operacyjnej, mamy więcej czasu dla siebie, rodziny, dla naszych zainteresowań. Można otworzyć nowy projekt dotyczący naszego hobby, przeznaczyć dla niego wygospodarowany czas i skupić na nim swoją uwagę. Trudniej jest z analizowanymi sprawami przychodzącymi, które dotyczą naszej aktywności w dłuższym przedziale czasowym. I tu pora na kolejny etap pięciu podstawowych zasad GTD – porządkowanie spraw. Ale o tym w następnym wpisie…

Gromadzenie spraw

OM-D E-M1, 24 mm, f/2.8, 1/100 s, ISO 1000Wróćmy do pięciu podstawowych zasad GTD. Zacznijmy do pierwszej: „gromadzenie spraw”. Na początek dwa cytaty:” To ciągłe, bezproduktywne zaangażowanie we wszystkie rzeczy, jakie mamy do zrobienia, jest największym pożeraczem czasu i energii” – Kerry Gleeson.„Wyrzuć to wszystko z Twojej głowy” – David Allen. Z umysłem jest jak z pamięcią operacyjną komputera. Ma on swoją ograniczoną pojemność, a otwarcie wielu aplikacji powoduje zwolnienie pracy procesora  (mózgu). Może też doprowadzić do totalnego chaosu lub zawieszenia systemu. Zatem wyrzućmy to wszystko z głowy i zorganizujmy sobie skrzynki spraw przychodzących. Napisałem w liczbie mnogiej, ponieważ mogą one pojawiać się w kilku miejscach (należy jednak ograniczyć ich liczbę do minimum) i przybierać różne formy. Moją główną skrzynką spraw przychodzących jest druga szuflada biurka, uzupełniają to: Inbox w aplikacji Omni Focus, aplikacja Evernote i skrzynki e-mail. Wielu stosuje kartki z notatkami, notatki głosowe i inne (byłem świadkiem sporządzania notatek na skrawku przeczytanej gazety, lecz nie trafiały one do żadnej skrzynki, za wyjątkiem tej na śmieci…). Uff… jak przyjemnie, głowa wolna od ciągłego napływu nowych spraw (pamięć operacyjna zwolniona), ale co dalej…? Tu podkreślam bardzo ważny moment – skrzynki spraw przychodzących należy regularnie opróżniać!!! Opróżnianie to nie jest równoznaczne z zakończeniem sprawy, wynikającej z maila, notatki w Evernote, czy też pisma otrzymanego z urzędu skarbowego. Operacja ta jest zapoczątkowaniem czynności związanych z daną sprawą. Raz „wyjęta” sprawa ze skrzynki przychodzących nie powinna tam wrócić. Trzeba jej nadać dalszy bieg. Aby to zrobić, konieczne jest przeprowadzenie analizy spraw, które do nas nadeszły. A to jest już związane z drugą podstawową zasadą GTD Davida Allena…

Narzędzia GTD cz. 2

OM-D E-M1, 24 mm, f/2.8, 1/100 s, ISO 1000Słyszałem z wielu ust stwierdzenie, że tablety służą tylko do rozrywki (internet, muzyka, zdjęcia), smartfony właściwie też, tylko że one są na szczęście jeszcze telefonami. A laptopy i komputery stacjonarne to dopiero prawdziwe narzędzia elektronicznej pracy. Oczywiście PC w wersji przenośnej i stacjonarnej to jeszcze główne narzędzia komputerowe, ale nie koniecznie w kontekście zarządzania czasem. Wszelkie smartfony i tablety to doskonałe narzędzia, które możemy śmiało wykorzystywać pod jednym zaś warunkiem: muszą mieć zainstalowane odpowiednie aplikacje. Najlepiej jeśli są to aplikacje  opracowane w wersjach na PC, tablet i smartfon. Wtedy łatwo jest o synchroniację, a jest ona bardzo pomocna w sytuacji wykorzystywania wielu urządzeń. Aplikacji wspomagających GTD jest sporo. Dedykowane są one dla systemów pracujących pod Androidem, Windowsem, iOS i OS X, itd. Oto kilka przykładów aplikacji: 2Do, Nozbe, OmniFocus, GoodReader, Things, Lotus Connections, Evernote i wiele innych. Aby wybrać aplikację najbardziej pasującą do naszych potrzeb, należy kilka przetestować, a potem dokonać wyboru i konsekwentnie stosować i nie zmieniać. Ja korzystam głównie z OmniFocusa do zarządzania projektami i zadaniami, Evernote jako rozwiniętego notatnika, kalendarza systemowego Apple i kilku innych podrzędnych aplikacji wspomagających. Niestety nie ma jeszcze możliwości wymiany danych pomiędzy Evernote i OmniFocusem, co gwarantuje np. Nozbe, ale i tak największą zaletą tych aplikacji jest synchronizacja pomiędzy urządzeniami oraz łatwość obsługi. Wiele pomysłów powstaje w umyśle człowieka w najmniej spodziewanych momentach i w miejscach, gdzie nie ma czym i na czym pisać. Teraz wystarczy wziąć do ręki smartfon otworzyć Evernote i zrobić krótką notatkę głosową, pstryknąć zdjęcie lub nagrać krótki filmik i za chwilę notatka ta jest już we wszystkich pozostałych urządzeniach: laptopie, PC-cie, tablecie… Co za wygoda…..! Do tego system powiadamiania o nadchodzących zdarzeniach, monitorowanie postępu prac nad projektem, dodawanie notatek i zadań dla osób współpracujących. I to wszystko bez wypchanej po brzegi papierami teczki… Uff jak wygodnie!!!