Postanowienia noworoczne?

 OLYMPUS DIGITAL CAMERASpecjalnie nie podjąłem tego tematu  pierwszego dnia stycznia, aby dać wyraz swojemu stosunkowi do postanowień noworocznych. Jaki zatem jest ten mój stosunek? Uważam, że robienie listy z postanowieniami na kolejny rok to nie jest przymus i obowiązek, a jeśli już ją sporządzamy, to starannie, spokojnie i z rozmysłem. Mało tego, często się zdarza, że taka lista staje się powodem frustracji i niezadowolenia. Zamiast motywować, odgrywa odwrotną rolę – totalnego demotywatora. Dlaczego tak jest? Zasadniczą przyczyną takiego stanu rzeczy jest nieadekwatność postanowień do naszych możliwości. Często stawiamy sobie zadania, które w rzeczywistości są trudne, a wręcz niemożliwe do realizacji. Kluczem do sukcesu jest postawienie sobie zadań prostych, lecz ambitnych, które z dużą dozą prawdopodobieństwa uda nam się zrealizować. Nic nie działa bardziej deprymująco i frustrująco, jak źle zdefiniowane cele i zadania, których nie wykonaliśmy. Ale za to jak cudnie jest poczuć satysfakcję w ich wykonania…
Nawiązując do moich wcześniejszych Pr-In-Cz-owych wpisów, zachęcam do:
  1. zdecydowanych działań, zmierzających w kierunku stuprocentowego wpływu na swój Przydzielony Interwał Czasowy,
  2. ustalenia własnych celów głównych oraz rozpoczęcia procesu ich realizacji,
  3. aktywności fizycznej oraz rozwoju intelektualngo i duchowego,
  4. dbałości o relacje z osobami bliskimi, przyjaciółmi i znajomymi – czyli więcej dawania, a nie tylko brania; więcej słuchania, a nie tylko mówienia.
Ja już sporządziłem „upgrade” definicji celów głównych na drugą część mojego dorosłego życia i wyznaczyłem zadania na 2015 rok.
Na koniec przyznam się szczerze, że nie udało mi się zrealizować postanowienia z poprzedniego roku: pisania… i to nie takiego na klawiaturze komputera i tabletu. Mam nadzieję, że nie jestem osomatnionym przykładem postępującego zaniku umiejętności starannego (nie mówiąc o kaligraficznym) pisania piórem lub długopisem. To straszne, że klasyczne pisanie ogranicza się do stawianych podpisów i parafek… Dlatego w tym roku trzeba nadrobić zaległości…
Powodzenia !!!

Posucha…?

 OLYMPUS DIGITAL CAMERA„… Zauważyłem (…), że kreatywność nachodzi mnie falami i ściśle wiąże się z moim stanem emocjonalnym. Gdy mam natchnienie – staram się je wykorzystać do maksimum. Potem przychodzi posucha, ale nauczyłem się już, że muszę ją po prostu przeczekać. Wystarczy jednak, że zrobię jedno dobre, obiecujące zdjęcie i znów jestem w grze…” – David duChemin.
Ten cytat jest jakby o mnie… Myślałem, że tylko mnie się to przydarza… Na szczęście nie tylko 🙂

Ikigai

 Plan1We wpisie pt. „Sterowanie czy dryfowania” zwróciłem uwagę na znaczenie, jakie odgrywa planowanie, inaczej: wyznaczanie celów głównych. Brzmi to bardzo poważnie, ale tak naprawdę jest to niezbędnik każdego człowieka, który chce być „sternikiem” i nie tracić czasu na dryfowanie. Niejednokrotnie spotykałem się z zarzutami, że definiowanie celów głównych dotyczy tylko tych, którzy są „wielcy” lub chcą tworzyć  rzeczy „wielkie” (np. prezydenci, premierzy, bogaci biznesmeni, znani artyści, itp). Cel główny nie musi przecież dotyczyć całej populacji ludzkiej, czy masowych klientów masowych dóbr. Cel główny musi przede wszystkim dotyczyć tego, kto go definiuje i potem realizuje. Jeśli ktoś nie ma cech biznesmena, to celem jego nie może być zbudowanie potężnej fabryki. Mało tego, nie każdy farmaceuta zbuduje sieć aptek. Większość z nich będzie po prostu tam pracować. Dlatego należy zdefiniować cel główny przystający do swojego charakteru, wykształcenia i innych cech, niejednokrotnie niestety tłumionych, duszonych w głębi własnego umysłu. Cel główny musi być ambitny, lecz osiągalny. Oto przykłady:
„Moim celem głównym jest założenie rodziny, spłodzenie syna, zapewnienie mojej rodzinie dostatniego życia poprzez poświęcenie jej czasu w maksymalnym wymiarze oraz wykonując pracę zarobkową jako urzędnik państwowy lub pracownik najemny w zawodzie archiwista”.
„Moim celem głównym jest zdobycie Korony Świata”.
„Moim celem głównym jest zdobycie zawodu policjanta, założenie rodziny, zbudowanie domu i realizacja wędkarskiej pasji”.
Cel główny, jako teks wydrukowany lub w wersji elektronicznej, musi być zawsze w miejscu łatwo dostępnym. Nie można go wydrukować i schować głęboko do szuflady! Trzeba być z nim cały czas, przyswajać go poprzez codzienne czytanie lub powtarzanie z pamięci. Musi się zagnieździć w umyśle na stałe, aby potem podświadomie pomagać w  podejmowaniu pojedynczych decyzji, które są zbieżne z celem głównym.
Swój cel główny zdefiniowałem w wielu 39 lat. Mam go stale pod ręką, napisany długopisem na kartce papieru, włożony pomiędzy strony ważnej dla mnie książki, którą kupiłem w toruńskim Empiku razem z płytą grupy King Crimson… Dziś czuję satysfakcję, ponieważ prawie wszystkie jego elementy składowe udało się zrealizować (niektóre troszkę za późno…). Zapewne przyszedł czas na jego modyfikację i rozszerzenie, bo żyć bez zdefiniowanego celu….? Przecież to niemożliwe!
A teraz słów kilka o tytule niniejszego wpisu. Cel główny oraz jego szczegółowe, najdrobniejsze elementy są motorem, motywacją, powodem, aby budzić się z radością każdego ranka. Przeczytałem gdzieś, że Japończycy taką codzienną chęć do życia nazywają „ikigai”, a ludzie hiszpańskojęzyczni, zamieszkujący Kostarykę – „plan de vida”.
Czy masz, Miły Gościu Strefy Stojaqa, zdefiniowany główny cel? Jeśli nie, to zrób wszystko, aby go zdefiniować i rozpocząć  realizację. Na to nigdy nie jest za późno. Czy stosujesz plan de vida? Jeśli nie, zacznij od teraz…!

Harmonia…

Harmonia1Harmonia – słowo najczęściej kojarzone z muzyką, jest również używane jako synonim słów: ład, równowaga, zgoda, zgodność oraz antonim chaosu, dysonansu. Jest ona podstawą sprawnie funkcjonujących cząstek elementarnych, komórek, organizmów, rodzin, społeczeństw, układów planet, galaktyk itd…  Czyż myzyka to nie harmonia dźwięków, czyż szklany wysokościowiec to nie harmonia kształtów pojedynczych elementów składowych? Czyż fotografia to nie harmonia kolorów i kształtów, wyodrębnionych przez padające na nie światło? Co ona ma wspólnego z moimi rozważaniami na temat Przydzielonego Interwału Czasowego? Brak harmonii to pierwsza i bardzo często jedyna przyczyna wszelkich porażek życiowych. Daczego więc wielu ludzi wykorzystuje swój czas na rujnowanie istniejącej harmonii, albo nie robi nic, by ją budować? Nie spotkałem na swojej drodze człowieka, który odniósłby długotrwały sukces i cieszył się szczęściem bez dbałości o ład, równowagę i zgodę. Brak jej szczególnie dotkliwy jest w życiu rodzinnym. W środowisku rodzinnym osoba o negatywnym i dysharmonijnym usposobieniu potrafi zakłócić wszelką równowagę i działać destrukcyjnie. Środowisko, gdzie panuje harmonia, jest żyzną glebą, na której można zasiać ziarna sukcesu i oczekiwać bogatych plonów. Bezcenna dla człowieka jest również (a niektórzy powiedzą: przede wszystkim) wewnętrzna harmonia, o którą powinno się dbać ze szczególną troską. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy karmi się swój umysł pozytywnymi myślami, gdy przebywa w otoczeniu ludzi „pozytywnych” i ogranicza czas przebywania wśród malkontentów. Trzeba pożytkować swój Pr-In-Cz na budowę i pielęgnowanie wewnętrznej i zewnętrznej harmonii oraz na cementowanie pozytywnej postawy.

Sterowanie czy dryfowanie?

OM-D E-M1, 24 mm, f/2.8, 1/100 s, ISO 1000

 Było już postscriptum do „The Endless River”, ale wrócę choć na chwilę do niej. Otóż wpatruję się w okładkę tej płyty i wnioskuję, że mężczyzna płynie łodzią w konkretnym kierunku. To nie jest bezcelowe dryfowanie, to konsekwentne zmierzanie do celu. Ale co to ma wspólnego z tematyką Przydzielonego Interwału Czasowego…? Rozstaliśmy się (na jakiś czas) z systemem GTD, opisanym skrupulatnie przez Davida Allena. Pr-In-Cz to nie tylko systemowe zarządzanie zadaniami i własną efektywnością. To również sztuka unikania jego marnotrawstwa. We wcześniejszym wpisie przytoczyłem kilka spektakularnych przykładów „przelewania się czasu między palcami”. Nie ma co głębiej analizować typowych przykładów, takich jak: „przyjaciel telewizor”. Są przecież bardziej wyrafinowane sposoby na marnotrawstwo Pr-In-Cz, a w szczególności ten niezauważalny, mało natarczywy, prawie niewidzialny i pewnym sensie bardzo przyjemny… Ja nazywam go „dryfowaniem na życiowej łodzi”. Z czego wynika jego siła i moc rażenia? Głównie z nastawienia do własnego życia i otaczającej rzeczywistości. W wielu umysłach tkwi porażka i negatywna postawa prawie do wszystkiego i prawie do wszystkich. Czy pozytywnie postrzeganie świata i własnego życia może coś zmienić? Czy ważne jest planowanie, wyznaczanie strategicznych celów? Skąd potem brać siłę i determinacja,  aby je realizować? Spróbuję te zagadnienia głębiej przeanalizować w kolejnych wpisach w Strefie Stojaqa.

Człowiek jest już w połowie pokonany, gdy zacznie się nad sobą użalać  albo wymyślać wymówki, którym usprawiedliwi swoje defekty.

Czy GTD to pułapka?

Plan_1   Z książką „Getting Things Done – Czyli Sztuka Bezstresowej Efektywności” D. Allena zetknąłem się dopiero kilka lat temu. A jaki z tego wniosek? Większość życia radziłem sobie bez opisanych w niej zasad… Czy w pełni przestrzegam tego, o czym Allen napisał? Oczywiście – nie! I nawet mnie to nie deprymuje. Wszelkie poradniki w tematyce zarządzania czasem to nie przepis na ciasto, czy instrukcja obsługi pralki. Zawsze powinniśmy uwzględnić nasz własny potencjał i odnieść się do naszego otoczenia zawodowego i prywatnego. Sukcesem będzie poprawa komfortu życia, będąca wynikiem niezaprzątania głowy tysiącami spraw w jednej chwili, satysfakcją z terminowo wykonanych zadań sobie postawionych, wygospodarowania czasu na realizację własnego hobby, czy też na odpoczynek, na relaks albo dla rodziny.

Wykonanie

 

OM-D E-M1, 24 mm, f/2.8, 1/100 s, ISO 1000

Doszliśmy do decydującego – piątego etapu metody GTD, czyli wykonania. Jest to etap, dla którego pozostałe odgrywają niejako służebną rolę. Bezsensem byłoby sprawy gromadzić, analizować, porządkować i przeglądać, bez ukoronowania naszego wysiłku. Wiele czynności istniejących samodzielnie, czy będących częścią projektu, mają z góry wyznaczony termin. Ale sporo czynności musimy wykonać w terminie przez nas ustalonym. I tu musimy skorzystać z naszej intuicji. Jak pisze D. Allen, przy dobrze funkcjonującym systemie wewnętrznym nadzieja, że nasze działania są słuszne, przerodzi się w zaufanie. Autor proponuje trzy modele dokonywania wyboru działań w oparciu o:

  1. Cztery kryteria: kontekst, dostępny czas, dostępna energia, priorytet.
  2. Trzyczęściową ocenę codziennej pracy: wykonanie wcześniej zaplanowanych działań, wykonanie pojawiających się działań na bieżąco, definiowanie własnych zadań.
  3. Sześciopoziomowy przeglądu własnej pracy, gdzie pierwszy poziom to spojrzenie z powierzchni „0” (czyli te najbardziej przyziemne działania), a poziom szósty to spojrzenie z największej „wysokości”, niejako filozoficznie, na swoje własne istnienie.

Moim ulubionym i przetestowanym modelem jest pierwszy z wymienionych. A w nim:

  • kontekst to kryterium dostępnych narzędzi, służących do wykonania działania (komputer pod ręką, dostępne materiały źródłowe),
  • dostępny czas to kryterium, z którym niejako borykamy się najczęściej,
  • Nieobce jest nam też kryterium dostępnej energii tak w odniesieniu do energii życiowej, jak i tej w sensie fizycznym.
  • Czwarte kryterium tej metody – priorytet – jest szerokim polem do popisu dla naszej intuicji.
    Mozolnie przebrnąłem przez pięcioetapowy proces zarządzania strumieniem zadań w czasie, psując zapewne dobre imię tak Autora, jak i samej książki Allena swoimi wpisami. Odłożę zatem na półkę (na jakiś czas) tę bardzo ciekawą książkę, zachęcając wszystkich do jej lektury.

Przegląd

OM-D E-M1, 24 mm, f/2.8, 1/100 s, ISO 1000

                            

Nasz system zarządzania czasem jest zapełniony wieloma otwartymi projektami i pojedynczymi zadaniami do wykonania. Przeprowadzona została analiza spraw i ich uporządkowanie. Jeśli nasz „notatnik” zostanie odłożony głęboko do szuflady, to nasze zadania nie zostaną nigdy wykonane. Trzeba zetem dokonać ich przeglądu i to jest już czwarta, podstawowa zasada metody GTD. Właściwie przeglądu spraw winniśmy dokonywać permanentnie. Zmusza nas do tego system powiadomień płynący ze smartfona przeróżnymi dźwiękami. Jeśli nasz kalendarz w formie książkowej jest naszym codziennym towarzyszem, to nie sposób tam nie sięgnąć i nie dokonać przeglądu najbliższych czynności do wykonania. Najważniejszym jest jednak tygodniowy przegląd, który pozwala na:

  • przeanalizowanie wszystkich otwartych spraw,
  • dokonanie gruntownego przeglądu swojego systemu GTD,
  • zaktualizowanie swoich list czynności do wykonania,
  • wyczyszczenie zaległości, uaktualnienie, wyjaśnienie i zakończenie czynności.

Zalecam, aby dniem tygodniowego przeglądu był piątek. Wiele aplikacji wspomagających procesy GTD posiada narzędzia do dokonywania przeglądu systemu (np. OmniFocus). Ważne jest jednak to, aby wszystkie czynności, sprawy do załatwienia, projekty były umieszczone w naszym systemie. Jeśli ich tam nie umieściliśmy, to istnieje ogromne ryzyko, że sprawa nie potoczy się po naszej myśli. Następny krok to „wykonanie” – ale o tym w następnym wpisie.

Porządkowanie spraw

OM-D E-M1, 24 mm, f/2.8, 1/100 s, ISO 1000

Sprawy, które nie wymagają od nas działania w czasie znalazły się zatem w koszu, w segregatorach (katalogach) spraw do odniesienia oraz spraw potencjalnie przydatnych w późniejszym czasie. Pozostały nam te, które wymagają czynności zaplanowanych w czasie. Jeśli jedna sprawa wymaga więcej niż jednej czynności, to należy zakwalifikować ją jako projekt. Część pojedynczych czynności może być przypisana do istniejących już projektów, lub występować samoistnie (np. „zadzwonić do kolegi z życzeniami imieninowymi”). Bardzo ważnym elementem porządkowania jest umieszczenia wszystkich czynności, projektów na osi czasowej, wykorzysując do tego terminarze w postaci drukowanej, kalendarze w komputerze lub (co polecam najbardziej) wewnątrz używanego przez siebie programu do zarządzania czasem (przykłady aplikacji podałem we wpisie z dnia 16 września 2014r.). Jeśli do kalendarza wpisuje się jakąś czynność, to musi być ona wykonana konkretnego dnia lub wcale. Przepisywanie terminów dopuszczalne jest tylko w przypadku spotkań. Dzięki wpisom do kalendarza powstają listy najbliższych działań. Można je również zakwalifikować do podkategorii, np.: „zadzwoń do”, „faktury”, „płatności” „wpisy na bloga”, „obróbka zdjęć” itp. Porządkowanie spraw powinno dać nam poczucie komfortu i pewność, że „Wszystko powinno być wykonane w sposób tak prosty, jak to możliwe, ale nie prościej” (cyt. Albert Einstein). Poczuliśmy zadowolenie z prawidłowo uporządkowanych spraw? Ok, teraz jeszcze trzeba pamiętać o systematycznie przeprowadzanym przeglądzie. Ale o tym w następnym wpisie…

Analiza spraw przychodzących

 

 

OM-D E-M1, 24 mm, f/2.8, 1/100 s, ISO 1000 Na skrzynki spraw przychodzących nie mamy wpływu. Sprawy będą napływały i to zazwyczaj w sposób od nas niezależny.   Jednakże trzeba poznać ich treść. Często się zdarza, że w naszych skrzynkach mailowych zbierają się dziesiątki lub setki wiadomości, o których nic nie wiemy, których treści nie znamy. Odbieramy pocztę od listonosza, wrzucamy do skrzynki spraw przychodzących – ale co w tej korespondencji jest? Ważny zatem etap – zdefiniujmy co to jest a następnie odpowiedzmy na pytanie: czy trzeba coś z tym zrobić? Jeśli odpowiedź brzmi NIE, to wyrzucamy natychmiast do kosza lub odkładamy do spraw, które może kiedyś będą potrzebne do wglądu, lub odkładamy do spraw, które mogą być do odniesienia, do innego kontekstu lub np. zawieszonego w czasie projektu. Kosz to oczywistość – występuje w wersji elektronicznej, jak i „analogowej” – stojąc przy biurku. Jeśli chodzi o sprawy na kiedyś lub do odniesienia, to mogą one być gromadzone w segregatorach, w odrębnym katalogu na dysku twardym lub w odpwiednio skonfigurowanej poczcie elektronicznej. Wróćmy do pytania: czy trzeba coś z tym zrobić? Jeśli odpowiedź brzmi TAK, to analizowaną sprawę trzeba przyporządkować do otwartych projektów lub otworzyć nowy projekt, następnie zdefiniować najbliższą czynność z tym związaną (np. zadzwonić do współpracownika, przygotować agendę spotkania, zapłacić za gaz, sprawdzić odrobione lekcje przez dziecko). Najlepiej jest przyporządkować w kalendarzu termin realizacji poszczególnych czynności. Są jednak takie czynności, które należy zrobić teraz, najwyżej w ciągu kolejnych pięciu minut. Nie należy ich odkładać, trzeba je wykonać właśnie w tym czasie! Są również takie czynności, które należy delegować innym, ponieważ nie leżą w naszych kompetencjach lub zostały wcześniej przydzielone innej osobie. Taka delegacja czynności winna się odbyć również w trybie natychmiastowym. Jak zatem można wywnioskować czynności delegowane i te na najbliższe pięć minut, to proste i oczywiste czynności. Ile spraw zaśmiecających naszą pamięć zostało z niego usunięte, znowu zrobiło się wolne miejsce w naszej pamięci operacyjnej, mamy więcej czasu dla siebie, rodziny, dla naszych zainteresowań. Można otworzyć nowy projekt dotyczący naszego hobby, przeznaczyć dla niego wygospodarowany czas i skupić na nim swoją uwagę. Trudniej jest z analizowanymi sprawami przychodzącymi, które dotyczą naszej aktywności w dłuższym przedziale czasowym. I tu pora na kolejny etap pięciu podstawowych zasad GTD – porządkowanie spraw. Ale o tym w następnym wpisie…