Z książką „Getting Things Done – Czyli Sztuka Bezstresowej Efektywności” D. Allena zetknąłem się dopiero kilka lat temu. A jaki z tego wniosek? Większość życia radziłem sobie bez opisanych w niej zasad… Czy w pełni przestrzegam tego, o czym Allen napisał? Oczywiście – nie! I nawet mnie to nie deprymuje. Wszelkie poradniki w tematyce zarządzania czasem to nie przepis na ciasto, czy instrukcja obsługi pralki. Zawsze powinniśmy uwzględnić nasz własny potencjał i odnieść się do naszego otoczenia zawodowego i prywatnego. Sukcesem będzie poprawa komfortu życia, będąca wynikiem niezaprzątania głowy tysiącami spraw w jednej chwili, satysfakcją z terminowo wykonanych zadań sobie postawionych, wygospodarowania czasu na realizację własnego hobby, czy też na odpoczynek, na relaks albo dla rodziny.

Doszliśmy do decydującego – piątego etapu metody GTD, czyli wykonania. Jest to etap, dla którego pozostałe odgrywają niejako służebną rolę. Bezsensem byłoby sprawy gromadzić, analizować, porządkować i przeglądać, bez ukoronowania naszego wysiłku. Wiele czynności istniejących samodzielnie, czy będących częścią projektu, mają z góry wyznaczony termin. Ale sporo czynności musimy wykonać w terminie przez nas ustalonym. I tu musimy skorzystać z naszej intuicji. Jak pisze D. Allen, przy dobrze funkcjonującym systemie wewnętrznym nadzieja, że nasze działania są słuszne, przerodzi się w zaufanie. Autor proponuje trzy modele dokonywania wyboru działań w oparciu o:

1. Cztery kryteria: kontekst, dostępny czas, dostępna energia, priorytet.
2. Trzyczęściową ocenę codziennej pracy: wykonanie wcześniej zaplanowanych działań, wykonanie pojawiających się działań na bieżąco, definiowanie własnych zadań.
3. Sześciopoziomowy przeglądu własnej pracy, gdzie pierwszy poziom to spojrzenie z powierzchni „0” (czyli te najbardziej przyziemne działania), a poziom szósty to spojrzenie z największej „wysokości”, niejako filozoficznie, na swoje własne istnienie.

Moim ulubionym i przetestowanym modelem jest pierwszy z wymienionych. A w nim:

• kontekst to kryterium dostępnych narzędzi, służących do wykonania działania (komputer pod ręką, dostępne materiały źródłowe),
• dostępny czas to kryterium, z którym niejako borykamy się najczęściej,
• Nieobce jest nam też kryterium dostępnej energii tak w odniesieniu do energii życiowej, jak i tej w sensie fizycznym.
• Czwarte kryterium tej metody – priorytet – jest szerokim polem do popisu dla naszej intuicji.
  Mozolnie przebrnąłem przez pięcioetapowy proces zarządzania strumieniem zadań w czasie, psując zapewne dobre imię tak Autora, jak i samej książki Allena swoimi wpisami. Odłożę zatem na półkę (na jakiś czas) tę bardzo ciekawą książkę, zachęcając wszystkich do jej lektury.

Sprawy, które nie wymagają od nas działania w czasie znalazły się zatem w koszu, w segregatorach (katalogach) spraw do odniesienia oraz spraw potencjalnie przydatnych w późniejszym czasie. Pozostały nam te, które wymagają czynności zaplanowanych w czasie. Jeśli jedna sprawa wymaga więcej niż jednej czynności, to należy zakwalifikować ją jako projekt. Część pojedynczych czynności może być przypisana do istniejących już projektów, lub występować samoistnie (np. „zadzwonić do kolegi z życzeniami imieninowymi”). Bardzo ważnym elementem porządkowania jest umieszczenia wszystkich czynności, projektów na osi czasowej, wykorzysując do tego terminarze w postaci drukowanej, kalendarze w komputerze lub (co polecam najbardziej) wewnątrz używanego przez siebie programu do zarządzania czasem (przykłady aplikacji podałem we wpisie z dnia 16 września 2014r.). Jeśli do kalendarza wpisuje się jakąś czynność, to musi być ona wykonana konkretnego dnia lub wcale. Przepisywanie terminów dopuszczalne jest tylko w przypadku spotkań. Dzięki wpisom do kalendarza powstają listy najbliższych działań. Można je również zakwalifikować do podkategorii, np.: „zadzwoń do”, „faktury”, „płatności” „wpisy na bloga”, „obróbka zdjęć” itp. Porządkowanie spraw powinno dać nam poczucie komfortu i pewność, że „Wszystko powinno być wykonane w sposób tak prosty, jak to możliwe, ale nie prościej” (cyt. Albert Einstein). Poczuliśmy zadowolenie z prawidłowo uporządkowanych spraw? Ok, teraz jeszcze trzeba pamiętać o systematycznie przeprowadzanym przeglądzie. Ale o tym w następnym wpisie…