Sprawy, które nie wymagają od nas działania w czasie znalazły się zatem w koszu, w segregatorach (katalogach) spraw do odniesienia oraz spraw potencjalnie przydatnych w późniejszym czasie. Pozostały nam te, które wymagają czynności zaplanowanych w czasie. Jeśli jedna sprawa wymaga więcej niż jednej czynności, to należy zakwalifikować ją jako projekt. Część pojedynczych czynności może być przypisana do istniejących już projektów, lub występować samoistnie (np. „zadzwonić do kolegi z życzeniami imieninowymi”). Bardzo ważnym elementem porządkowania jest umieszczenia wszystkich czynności, projektów na osi czasowej, wykorzysując do tego terminarze w postaci drukowanej, kalendarze w komputerze lub (co polecam najbardziej) wewnątrz używanego przez siebie programu do zarządzania czasem (przykłady aplikacji podałem we wpisie z dnia 16 września 2014r.). Jeśli do kalendarza wpisuje się jakąś czynność, to musi być ona wykonana konkretnego dnia lub wcale. Przepisywanie terminów dopuszczalne jest tylko w przypadku spotkań. Dzięki wpisom do kalendarza powstają listy najbliższych działań. Można je również zakwalifikować do podkategorii, np.: „zadzwoń do”, „faktury”, „płatności” „wpisy na bloga”, „obróbka zdjęć” itp. Porządkowanie spraw powinno dać nam poczucie komfortu i pewność, że „Wszystko powinno być wykonane w sposób tak prosty, jak to możliwe, ale nie prościej” (cyt. Albert Einstein). Poczuliśmy zadowolenie z prawidłowo uporządkowanych spraw? Ok, teraz jeszcze trzeba pamiętać o systematycznie przeprowadzanym przeglądzie. Ale o tym w następnym wpisie…