Na skrzynki spraw przychodzących nie mamy wpływu. Sprawy będą napływały i to zazwyczaj w sposób od nas niezależny.   Jednakże trzeba poznać ich treść. Często się zdarza, że w naszych skrzynkach mailowych zbierają się dziesiątki lub setki wiadomości, o których nic nie wiemy, których treści nie znamy. Odbieramy pocztę od listonosza, wrzucamy do skrzynki spraw przychodzących – ale co w tej korespondencji jest? Ważny zatem etap – zdefiniujmy co to jest a następnie odpowiedzmy na pytanie: czy trzeba coś z tym zrobić? Jeśli odpowiedź brzmi NIE, to wyrzucamy natychmiast do kosza lub odkładamy do spraw, które może kiedyś będą potrzebne do wglądu, lub odkładamy do spraw, które mogą być do odniesienia, do innego kontekstu lub np. zawieszonego w czasie projektu. Kosz to oczywistość – występuje w wersji elektronicznej, jak i „analogowej” – stojąc przy biurku. Jeśli chodzi o sprawy na kiedyś lub do odniesienia, to mogą one być gromadzone w segregatorach, w odrębnym katalogu na dysku twardym lub w odpwiednio skonfigurowanej poczcie elektronicznej. Wróćmy do pytania: czy trzeba coś z tym zrobić? Jeśli odpowiedź brzmi TAK, to analizowaną sprawę trzeba przyporządkować do otwartych projektów lub otworzyć nowy projekt, następnie zdefiniować najbliższą czynność z tym związaną (np. zadzwonić do współpracownika, przygotować agendę spotkania, zapłacić za gaz, sprawdzić odrobione lekcje przez dziecko). Najlepiej jest przyporządkować w kalendarzu termin realizacji poszczególnych czynności. Są jednak takie czynności, które należy zrobić teraz, najwyżej w ciągu kolejnych pięciu minut. Nie należy ich odkładać, trzeba je wykonać właśnie w tym czasie! Są również takie czynności, które należy delegować innym, ponieważ nie leżą w naszych kompetencjach lub zostały wcześniej przydzielone innej osobie. Taka delegacja czynności winna się odbyć również w trybie natychmiastowym. Jak zatem można wywnioskować czynności delegowane i te na najbliższe pięć minut, to proste i oczywiste czynności. Ile spraw zaśmiecających naszą pamięć zostało z niego usunięte, znowu zrobiło się wolne miejsce w naszej pamięci operacyjnej, mamy więcej czasu dla siebie, rodziny, dla naszych zainteresowań. Można otworzyć nowy projekt dotyczący naszego hobby, przeznaczyć dla niego wygospodarowany czas i skupić na nim swoją uwagę. Trudniej jest z analizowanymi sprawami przychodzącymi, które dotyczą naszej aktywności w dłuższym przedziale czasowym. I tu pora na kolejny etap pięciu podstawowych zasad GTD – porządkowanie spraw. Ale o tym w następnym wpisie…