Wróćmy do pięciu podstawowych zasad GTD. Zacznijmy do pierwszej: „gromadzenie spraw”. Na początek dwa cytaty:” To ciągłe, bezproduktywne zaangażowanie we wszystkie rzeczy, jakie mamy do zrobienia, jest największym pożeraczem czasu i energii” – Kerry Gleeson.„Wyrzuć to wszystko z Twojej głowy” – David Allen. Z umysłem jest jak z pamięcią operacyjną komputera. Ma on swoją ograniczoną pojemność, a otwarcie wielu aplikacji powoduje zwolnienie pracy procesora (mózgu). Może też doprowadzić do totalnego chaosu lub zawieszenia systemu. Zatem wyrzućmy to wszystko z głowy i zorganizujmy sobie skrzynki spraw przychodzących. Napisałem w liczbie mnogiej, ponieważ mogą one pojawiać się w kilku miejscach (należy jednak ograniczyć ich liczbę do minimum) i przybierać różne formy. Moją główną skrzynką spraw przychodzących jest druga szuflada biurka, uzupełniają to: Inbox w aplikacji Omni Focus, aplikacja Evernote i skrzynki e-mail. Wielu stosuje kartki z notatkami, notatki głosowe i inne (byłem świadkiem sporządzania notatek na skrawku przeczytanej gazety, lecz nie trafiały one do żadnej skrzynki, za wyjątkiem tej na śmieci…). Uff… jak przyjemnie, głowa wolna od ciągłego napływu nowych spraw (pamięć operacyjna zwolniona), ale co dalej…? Tu podkreślam bardzo ważny moment – skrzynki spraw przychodzących należy regularnie opróżniać!!! Opróżnianie to nie jest równoznaczne z zakończeniem sprawy, wynikającej z maila, notatki w Evernote, czy też pisma otrzymanego z urzędu skarbowego. Operacja ta jest zapoczątkowaniem czynności związanych z daną sprawą. Raz „wyjęta” sprawa ze skrzynki przychodzących nie powinna tam wrócić. Trzeba jej nadać dalszy bieg. Aby to zrobić, konieczne jest przeprowadzenie analizy spraw, które do nas nadeszły. A to jest już związane z drugą podstawową zasadą GTD Davida Allena…
