Nasz system zarządzania czasem jest zapełniony wieloma otwartymi projektami i pojedynczymi zadaniami do wykonania. Przeprowadzona została analiza spraw i ich uporządkowanie. Jeśli nasz „notatnik” zostanie odłożony głęboko do szuflady, to nasze zadania nie zostaną nigdy wykonane. Trzeba zetem dokonać ich przeglądu i to jest już czwarta, podstawowa zasada metody GTD. Właściwie przeglądu spraw winniśmy dokonywać permanentnie. Zmusza nas do tego system powiadomień płynący ze smartfona przeróżnymi dźwiękami. Jeśli nasz kalendarz w formie książkowej jest naszym codziennym towarzyszem, to nie sposób tam nie sięgnąć i nie dokonać przeglądu najbliższych czynności do wykonania. Najważniejszym jest jednak tygodniowy przegląd, który pozwala na:
Zalecam, aby dniem tygodniowego przeglądu był piątek. Wiele aplikacji wspomagających procesy GTD posiada narzędzia do dokonywania przeglądu systemu (np. OmniFocus). Ważne jest jednak to, aby wszystkie czynności, sprawy do załatwienia, projekty były umieszczone w naszym systemie. Jeśli ich tam nie umieściliśmy, to istnieje ogromne ryzyko, że sprawa nie potoczy się po naszej myśli. Następny krok to „wykonanie” – ale o tym w następnym wpisie.
OM-D E-M1, 116 mm, f/11, 1/1000 s, ISO 250
Sprawy, które nie wymagają od nas działania w czasie znalazły się zatem w koszu, w segregatorach (katalogach) spraw do odniesienia oraz spraw potencjalnie przydatnych w późniejszym czasie. Pozostały nam te, które wymagają czynności zaplanowanych w czasie. Jeśli jedna sprawa wymaga więcej niż jednej czynności, to należy zakwalifikować ją jako projekt. Część pojedynczych czynności może być przypisana do istniejących już projektów, lub występować samoistnie (np. „zadzwonić do kolegi z życzeniami imieninowymi”). Bardzo ważnym elementem porządkowania jest umieszczenia wszystkich czynności, projektów na osi czasowej, wykorzysując do tego terminarze w postaci drukowanej, kalendarze w komputerze lub (co polecam najbardziej) wewnątrz używanego przez siebie programu do zarządzania czasem (przykłady aplikacji podałem we wpisie z dnia 16 września 2014r.). Jeśli do kalendarza wpisuje się jakąś czynność, to musi być ona wykonana konkretnego dnia lub wcale. Przepisywanie terminów dopuszczalne jest tylko w przypadku spotkań. Dzięki wpisom do kalendarza powstają listy najbliższych działań. Można je również zakwalifikować do podkategorii, np.: „zadzwoń do”, „faktury”, „płatności” „wpisy na bloga”, „obróbka zdjęć” itp. Porządkowanie spraw powinno dać nam poczucie komfortu i pewność, że „Wszystko powinno być wykonane w sposób tak prosty, jak to możliwe, ale nie prościej” (cyt. Albert Einstein). Poczuliśmy zadowolenie z prawidłowo uporządkowanych spraw? Ok, teraz jeszcze trzeba pamiętać o systematycznie przeprowadzanym przeglądzie. Ale o tym w następnym wpisie…
Kolory jesieni zamrożone na matrycy aparatu – teraz tylko jedno zdjęcie. Niedługo zaprezentuję ich więcej…
Nikon D300, 150mm, f/5.0, 1/320 s, ISO 200
Na skrzynki spraw przychodzących nie mamy wpływu. Sprawy będą napływały i to zazwyczaj w sposób od nas niezależny. Jednakże trzeba poznać ich treść. Często się zdarza, że w naszych skrzynkach mailowych zbierają się dziesiątki lub setki wiadomości, o których nic nie wiemy, których treści nie znamy. Odbieramy pocztę od listonosza, wrzucamy do skrzynki spraw przychodzących – ale co w tej korespondencji jest? Ważny zatem etap – zdefiniujmy co to jest a następnie odpowiedzmy na pytanie: czy trzeba coś z tym zrobić? Jeśli odpowiedź brzmi NIE, to wyrzucamy natychmiast do kosza lub odkładamy do spraw, które może kiedyś będą potrzebne do wglądu, lub odkładamy do spraw, które mogą być do odniesienia, do innego kontekstu lub np. zawieszonego w czasie projektu. Kosz to oczywistość – występuje w wersji elektronicznej, jak i „analogowej” – stojąc przy biurku. Jeśli chodzi o sprawy na kiedyś lub do odniesienia, to mogą one być gromadzone w segregatorach, w odrębnym katalogu na dysku twardym lub w odpwiednio skonfigurowanej poczcie elektronicznej. Wróćmy do pytania: czy trzeba coś z tym zrobić? Jeśli odpowiedź brzmi TAK, to analizowaną sprawę trzeba przyporządkować do otwartych projektów lub otworzyć nowy projekt, następnie zdefiniować najbliższą czynność z tym związaną (np. zadzwonić do współpracownika, przygotować agendę spotkania, zapłacić za gaz, sprawdzić odrobione lekcje przez dziecko). Najlepiej jest przyporządkować w kalendarzu termin realizacji poszczególnych czynności. Są jednak takie czynności, które należy zrobić teraz, najwyżej w ciągu kolejnych pięciu minut. Nie należy ich odkładać, trzeba je wykonać właśnie w tym czasie! Są również takie czynności, które należy delegować innym, ponieważ nie leżą w naszych kompetencjach lub zostały wcześniej przydzielone innej osobie. Taka delegacja czynności winna się odbyć również w trybie natychmiastowym. Jak zatem można wywnioskować czynności delegowane i te na najbliższe pięć minut, to proste i oczywiste czynności. Ile spraw zaśmiecających naszą pamięć zostało z niego usunięte, znowu zrobiło się wolne miejsce w naszej pamięci operacyjnej, mamy więcej czasu dla siebie, rodziny, dla naszych zainteresowań. Można otworzyć nowy projekt dotyczący naszego hobby, przeznaczyć dla niego wygospodarowany czas i skupić na nim swoją uwagę. Trudniej jest z analizowanymi sprawami przychodzącymi, które dotyczą naszej aktywności w dłuższym przedziale czasowym. I tu pora na kolejny etap pięciu podstawowych zasad GTD – porządkowanie spraw. Ale o tym w następnym wpisie…
Wróćmy do pięciu podstawowych zasad GTD. Zacznijmy do pierwszej: „gromadzenie spraw”. Na początek dwa cytaty:” To ciągłe, bezproduktywne zaangażowanie we wszystkie rzeczy, jakie mamy do zrobienia, jest największym pożeraczem czasu i energii” – Kerry Gleeson.„Wyrzuć to wszystko z Twojej głowy” – David Allen. Z umysłem jest jak z pamięcią operacyjną komputera. Ma on swoją ograniczoną pojemność, a otwarcie wielu aplikacji powoduje zwolnienie pracy procesora (mózgu). Może też doprowadzić do totalnego chaosu lub zawieszenia systemu. Zatem wyrzućmy to wszystko z głowy i zorganizujmy sobie skrzynki spraw przychodzących. Napisałem w liczbie mnogiej, ponieważ mogą one pojawiać się w kilku miejscach (należy jednak ograniczyć ich liczbę do minimum) i przybierać różne formy. Moją główną skrzynką spraw przychodzących jest druga szuflada biurka, uzupełniają to: Inbox w aplikacji Omni Focus, aplikacja Evernote i skrzynki e-mail. Wielu stosuje kartki z notatkami, notatki głosowe i inne (byłem świadkiem sporządzania notatek na skrawku przeczytanej gazety, lecz nie trafiały one do żadnej skrzynki, za wyjątkiem tej na śmieci…). Uff… jak przyjemnie, głowa wolna od ciągłego napływu nowych spraw (pamięć operacyjna zwolniona), ale co dalej…? Tu podkreślam bardzo ważny moment – skrzynki spraw przychodzących należy regularnie opróżniać!!! Opróżnianie to nie jest równoznaczne z zakończeniem sprawy, wynikającej z maila, notatki w Evernote, czy też pisma otrzymanego z urzędu skarbowego. Operacja ta jest zapoczątkowaniem czynności związanych z daną sprawą. Raz „wyjęta” sprawa ze skrzynki przychodzących nie powinna tam wrócić. Trzeba jej nadać dalszy bieg. Aby to zrobić, konieczne jest przeprowadzenie analizy spraw, które do nas nadeszły. A to jest już związane z drugą podstawową zasadą GTD Davida Allena…
To być może był mój ostatni koncert w tym roku.
Zaplanowany prawie na wyciągnięcie ręki, bo w toruńskiej Od Nowie. Fish, autor i wykonawca dziesięciu solowych płyt, dla mnie pozostanie legendarnym wokalistą grupy Marillion. Warto było jednak spróbować Jego solowych utworów zagranych na żywo. Wracając na chwilę do dalszej historii, dzięki zrządzeniu losu (los o inicjałach MC), w roku 1987 w Gdańskiej Oliwii, miałem szczęście oglądać na żywo koncert Marillion z Fishem. Było to niezwykłe wydarzenie muzyczne, niezapomniane po dziś dzień. Wczorajszy Fish, to dwadzieścia siedem lat starszy Gość (tak, jak i ja) dobrze radzący sobie z własnym repertuarem, jednak nie dający radę staremu Marillion. Na podkreślenie zasługuje fakt, iż artysta lubi koncerty w salach klubowych ze względu na bliski kontakt z odbiorcami. Taki też był klimat wczorajszego koncertu w Od Nowie. Pomimo tych niedoskonałości koncert wart oglądnięcia, a prawie dwugodzinny set jest dowodem na dobrą kondycję „Wielkiej Ryby”. Bardziej wnikliwą analizę tego wydarzenia artystycznego pozostawię specjalistom (chociaż jak do tej pory nie znalazłem jeszcze recenzji).
